Entenda os eventos híbridos

Afinal, o que são e como devem ser planejados os eventos híbridos?

As incertezas do setor de eventos não se resumem em entender os novos modelos de negócios e sim, em aplicar novas competências e habilidades junto aos organizadores de eventos os transformando em gestores de comunidade.

Enquanto uns usam o termo “novo normal”, acreditando em mudanças significativas na maneira de conduzir as relações humanas, outros apenas questionam a retomada das atividades como elas sempre foram. E entre um e outro, o futuro dos eventos presenciais segue incerto e a curiosidade e o interesse sobre eles, só aumenta.

“Ouso dizer que os planejadores de eventos já passaram pelos cinco estágios definidos na psicologia: negação, raiva, barganha, depressão e aceitação. E depois de 13 meses, acredito que a maioria deles esteja na última fase, aceitando que estamos em um novo momento e que as mudanças seguirão cada vez mais intensas e inevitáveis. Antes, nós saíamos de casa para um evento presencial, mesmo que em outra cidade, investindo em acomodação, transporte e alimentação porque estávamos acostumados com essa dinâmica, mas agora que fazemos quase tudo da nossa casa, interagimos com colegas de trabalho, fechamos negócios e até brindamos as boas novas, de maneira remota, é fundamental entender que a dinâmica do setor de eventos se alterou de forma definitiva, e os organizadores de eventos tradicionais que não entenderem essa nova dinâmica vão desaparecer” – aponta P.O de Almeida, Managing Director da Live Marketing Consultoria.

Com isso, fica evidente que as pessoas só aceitarão estar fisicamente em algum lugar que lhe ofereça um diferencial, que seja excepcionalmente interessante, uma vez que aprendemos que é possível fazer quase tudo da sala da sua casa, a questão da relevância para as atividades presenciais ficou ainda mais importante. Com isso, o termo híbrido passou a ser usado para caracterizar essa nova estrutura que mistura presencial e remoto, fazendo alusão ao termo na biologia (cruzamento genético entre duas espécies vegetais ou animais distintos), mas a terminologia ainda causa dúvidas em muitos setores. Pelo menos, foi o que apontou uma pesquisa realizada pela Swapcard (uma plataforma para eventos virtuais e híbridos, movidos por inteligência artificial) com 364 profissionais de eventos de vários países, em abril de 2021, onde um pouco mais de 30% dos entrevistados declaram não ter uma ideia clara do que realmente é um evento híbrido, no que tange: valor, desafios, etapas para a definição, realização e estrutura desse modelo.

Os números reforçam o quanto é preciso alinhamento e união do setor. Perguntas não faltam e seguem entre: Quais são as tecnologias disponíveis? Como definir se o evento será presencial ou remoto? Como juntar os dois formatos em uma mesma situação? Quem é o público mais importante, afinal: eles são diferentes? O que agrada o visitante presencial? o que será preciso oferecer para o participante remoto? Como definir valores (tanto para empresas, quanto para patrocinadores e público), o que precisa ser levado em conta? De acordo com P.O, consultor com mais de 30 anos no entretenimento ao vivo (B2C) e em eventos corporativos com foco na geração de negócios (B2B), a resposta é certa: “aqueles que estiverem a frente dos eventos, precisam atuar de maneira estratégica, entendendo perfeitamente como a aquela comunidade age, quais são as suas necessidades e desejos, depois disso, explorar o tema de maneiras diversas usando a tecnologia como aliada, independente do modelo e formato escolhido, o futuro dos eventos agora é omnichannel” – pontua.

E nesta nova era híbrida, mais do que espelhar o evento físico para o digital, os gestores de comunidades, deverão estar imersos no tema de maneira criativa e inovadora para atrair, reter e engajar a sua comunidade. Deverão estar cientes de que precisarão remodelar os KPIs, ajustar a maneira de calcular o ROI pois as atividades exclusivamente digitais que foram experimentadas pelas empresas e marcas durante a pandemia, podem até apresentar um retorno mais quantificável, mas o fator humano das experiências presenciais e o uso dos cinco sentidos não entraram neste cálculo do ROI, e pensar que: “apesar da flexibilidade oferecida hoje aos organizadores de eventos pela tecnologia existente somos seres sociais, gregários e colaborativos e a imersão física favorece os nossos aprendizados e ajuda a criar confiança nos relacionamentos” – reforça P.O. Almeida. Por fim, o consultor destaca “os eventos virtuais foram um remédio durante a pandemia, mas a partir de agora os eventos híbridos serão como uma vitamina ao setor”.

P.O. Almeida, também conhecido como Paulo Octavio Pereira de Almeida é Managing Director da Live Marketing Consultoria

Fonte: Publikaí – Julia Vitorazzo

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Dicas para um evento virtual de sucesso

Sete dicas para fazer eventos virtuais de sucesso

Com o isolamento social, um dos setores que mais teve impacto direto foi o de eventos. Segundo dados da Associação Brasileira de Empresas de Eventos (Abeoc Brasil), 98% das empresas foram impactadas com a crise, tendo uma média de 12 eventos cancelados e sete remarcados.

Neste cenário, alternativas foram encontradas para que alguns acontecimentos tivessem continuidade, como lives no Youtube feitas por cantores no mundo inteiro. Isso mostrou que os shows podem ser feitos diretamente de suas casas, alcançando e arrecadando milhões em doações. O universo acadêmico se adequou para promover aulas on-line, gravadas e ao vivo, permitindo aos alunos o andamento de seu semestre letivo e a continuidade dos estudos. Os eventos corporativos e acadêmicos passam a se reinventar neste ambiente on-line, por meio de lives, videochamadas e conteúdos gravados e escritos.

Segundo Flávia Roberta Fernandes, professora tutora do curso de Assessoria Executiva Digital do Centro Universitário Internacional Uninter, para que estes eventos mantenham qualidade e atratividade ao público, fatores como a qualidade da transmissão e etiqueta virtual devem ser levados em consideração.

1 – Selecione uma plataforma que permita a transmissão ao vivo e a interação dos participantes via chat, já que isso gera proximidade. Lembre-se de, ao longo da transmissão, incentivar os participantes para que interajam.

2 – A conexão com a internet, tanto dos palestrantes quanto do público deve ser estável, para que não haja cortes e interrupções (se possível, opte por uma conexão via cabo e não wifi).

3 – O microfone e a webcam devem estar configurados para a recuperação do som e imagem. Cuidado com os ruídos e tente um bom ângulo.

4 – A iluminação do ambiente deve ser equilibrada, nem clara ou escura demais, porque reflete diretamente nesta recuperação da imagem. Cuidado redobrado com as transmissões que começam no fim da tarde, pois a alteração de luz pode atrapalhar. Adapte sua iluminação ao horário escolhido do dia.

No que diz respeito à etiqueta virtual, Rafaela Aparecida de Almeida, professora tutora do curso de Secretariado da Uninter, ressalta outros cuidados:

5 – Caso não tenha um escritório em casa, reserve um espaço para realizar a transmissão. Evite locais onde poderá ser interrompido, que tenha interferências sonoras externas, quarto de dormir ou dos filhos. Lembre-se de evitar a exposição de sua vida pessoal. Embora as lives sejam informais, é preciso ter cautela.

6 – Cuidado com a aparência. Não é porque estamos em home office, que devemos descuidar da imagem. Para homens, cabelo penteado, barba feita e uma roupa adequada. Para mulheres, cabelo penteado, roupas discretas, maquiagem compatível.

7 – Postura diante da câmera. Escolha um local confortável, evitando movimentos bruscos, risadas altas ou comentários inoportunos e escolha o melhor enquadramento, se possível mais fechado mostrando mais o participante que o ambiente ao seu redor.

Para as professoras e especialistas da Uninter, o momento exige uma adaptação no modo de se trabalhar a organização de um evento, seja ele empresarial, acadêmico ou artístico. “Mas o que parece ser uma solução pontual e momentânea para reuniões de todos os tipos e a troca de ideias entre estes grupos, pode ser também uma prática que permaneça nos próximos anos e modifique muitos de nossos encontros”.

Fonte: Página 1 Comunicação – Lola Dias

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